次のような時に控除額を誤ることが多いようです。

1. 算定や月変の結果を反映させるのを、全く忘れてしまった。
   
   
2. 算定や月変の結果を反映させたが、標準報酬月額を誤って登録してしまった。
   
   
3. 料率が変更されたのに、従前の料率で給与計算してしまった。
   （厚生年金と健康保険の変更タイミングが異なることが多いので注意が必要です。また、健康保険組合・介護保険料の料率も要注意です。）
   
   
4. 介護保険料の控除を開始する、または停止するタイミングを忘れてしまった。
   
   
5. 新卒や中途採用社員の標準報酬月額を誤って登録してしまった。

正しい処理方法はシンプルです。
誤った項目がある場合は、その誤った項目そのもので精算することです。

例えば、正しい厚生年金保険料は5,000円。しかし、1月に8,000円を控除してしまった。

この場合、3,000円多く控除しています。
この時は、2月の給与で、厚生年金保険料の項目を2,000円として下さい。

これは次の計算で求められます。まず、本来の厚生年金保険料は5,000円です。ここで1月の3,000円多く控除した分を相殺するので、5,000円－3,000円で、2月だけ厚生年金保険料を2,000円とするのです。

つまり、1月に「厚生年金保険料」の項目で誤ったのですから、
2月も同じ「厚生年金保険料」の項目を使って精算します。

それと、忘れていけないのは、3月の厚生年金保険料を5,000円に戻すということです。給与計算ソフトによっては、前月の数字をコピーしてくる場合もあるのでご注意ください。

なお、この例は単純化していますが、実際には1円単位の金額になりますし、厚生年金の他、健康保険も調整する必要もあります。

また、場合によっては、厚生年金基金と介護保険も調整する必要があります。

次に、表面上は分かりにくい、いわば「隠れているミス」も存在します。
それは、「残業手当の単価は誤っていないか？」ということです。実は、これは相当にこわいです。

残業手当は、次の式で計算されます。

【　残業手当=残業単価×当月の残業時間数　】　…A式

また、A式で使う「残業単価」は次の式で計算されます。

【　残業単価=月によって定められた賃金÷その月の所定労働時間数　 】　…B式

通常のチェックでミスに気付くのは、A式の「当月の残業時間数」です。

一方、残業手当の元となる「残業単価」は、毎月チェックすることは少ないでしょう。

　もし、残業単価が間違えていると、何ヶ月も計算間違いを続ける、という事になりかねません。

　これが、まさしく「隠れているミス」です。

　なお、間違っていた場合は過去2年間に遡ることになります。

　例えば、10,000円の技術手当を会社ルールで残業単価に含めていない場合、月に20時間の残業があれば、約1,500円の未払いが発生します。

これが社員100人の2年分だと、約3,600,000円となります。
これは決して小さな額ではないでしょう・・・

　それでは、残業単価が間違っているのはどのような時でしょうか？
　次のようなケースが散見されます。

• 全員に一律支給されている住宅手当を残業単価に含めていない。
  
  
• エクセルなどの表計算ソフトで残業単価を求める場合、月給を誤って入力している。
  
  
• マスター登録した給与額から、残業手当を計算する場合、設定に誤りがある。
  
  
• 前任者から引き継いだ残業単価の算出方法を、検証せずにそのまま行っている。等々
  

まず、仕事上の工夫などに対して、「報奨金」を支給する場合は課税されるのでしょうか？

一般的には次のように考えられます。

「事務や作業の合理化、製品の品質の改善や経費の節約等に寄与する工夫、考案等をした人に対して支給するものについては、その工夫、考案等がその人の通常の職務の範囲内の行為である場合には給与所得」とされるので、課税対象となります。

まず、支給項目に「報奨金」や「調整」などとして10万円を入力します。
この項目を「課税」と設定すれば10万円に対して所得税が計算されます。

しかし、10万円はすでに現金で渡されているので、これでは二重に払うことになってしまいます。

そこで、今度は控除項目で「調整」などとして10万円を入力すれば、支給10万円　控除10万円で、プラスマイナス0円。その過程で、所得税が計算される、ということになります。

結婚祝金、死亡弔慰金、災害見舞金等の恩恵的給付は原則として賃金とみなさない。（昭和22.9.13発基17）とされていますので、労災保険料・雇用保険料の対象外となります。

慶弔見舞金を直接に手渡した方が、従業員にしても実感があると思います。

しかし、事務上の便宜を図るため、給与と一緒に支払いたいという事も多いです。

その時は、慶弔見舞金が課税対象とならないように、支給項目ではなく、控除項目に「マイナス」を頭につけて入力すると便利です。

控除項目は「マイナス」です。そこに「マイナスの数字」を入れれば、マイナスとマイナスで「プラス」になります。

たとえば、10,000円渡したいときは、控除項目で－10,000円とします。
こうすれば、課税されずに10,000円が支給額に上乗せされます。

また、給与の支給額を累計で管理している場合、慶弔見舞金として支払った10,000円は、支給した給与としては計上されません。

在職中、定期乗車券が支給されると、定期の金額に対しての雇用保険料を控除します。

　6ヶ月定期の場合、支給月に一括するか、6カ月で均等に支払うか、という違いはあっても雇用保険料は控除します。

さて、前述のように、退職時に定期を精算すると現金が戻ります。この戻ってきた金額に対して雇用保険料を計算して、従業員に返してあげましょう。

定期を精算して現金が戻ってきた時点で、従業員は雇用保険料を支払い過ぎていることになるからです。

雇用保険料の返金、忘れやすい処理ですので、お気を付けください。

給与計算ソフトで残業手当を算出する方法は、一般的に次の2つでしょう。

パターンA　『　残業単価そのものをマスターに登録させる。』

例えば、月給200,000円、1ヶ月の平均労働時間　165時間の場合、
単価は、200,000円÷165時間×1.25＝1515円となります。
この1,515円をそのままマスターに登録させる方法です。

ある月に10時間の残業があれば、1,515円×10時間＝15,150円と自動計算されます。

さて、この方法のデメリットは、月給が変更となった場合には、その都度、マスターに登録されている残業単価も変更する手間があることです。

特に、従業員数が数百人以上になると、この残業単価の入力だけで大仕事になってしまいます。

そこで、このデメリットを解決する手法として次のパターンBがあります。

パターンB　『　当月の給与から自動計算させる。　』

こちらは、毎月の給与計算で入力された月給から、その月の残業手当を計算する方法です。つまり、「マスターに登録」という手間が省かれます。

例えば、6月の給与計算で、月給200,000円と入力します。同時に残業手当の計算式を登録しておけば、マスターに単価登録していなくても残業手当を計算してくれます。

　また、この例で10月から210,000円に昇給したとします。この時も10月の新給与を入力するだけで、正しい残業手当が計算されます。

※ パターンBでの落とし穴 ※

しかし、良い事ばかりではありません。

パターンBには落とし穴があります。例えば、月給200,000円の人が、末日締めの会社に、16日に入社してきたとします。

この人の給与を日割りすると、月給のちょうど半分100,000円になるので、その月の給与として100,000円を入力します。

もちろん、月給の考え方はこれで問題ありません。しかし、残業手当は、本来の200,000円ではなく、日割りされた給与の100,000円をベースに算出されてしまいます。

この場合の正しい処理としては、月給に200,000円を入れた上で、日割り分の減額として100,000円を別に入力することです。 

　当所でも給与明細をWeb公開するサービスを提供しております。紙媒体では次のようなストレスがあります。

1　印字する手間（印字がずれたり、薄くなったりすることがある。）
2　給与明細を捌く手間（時に誤って破ってしまうことがある。）
3　送付先のミス（封筒に宛名を貼って送付する場合、中身と宛名の個人名が異なってしまうおそれがある。また、郵送にかかる日数を考慮して給与計算の日程を組む必要がある。）
4　給与明細のコスト（1枚に数十円の費用がかかる。）

しかし、Web公開（または配信）ですと、これらのストレス全てから解放されます。当所でも効率が大幅に向上しました。時間と費用の節約にもなりました。
一方、ネットに接続する訳ですから、情報漏洩の危険も否定できません。これはシステムの安全性によるものですから、システムを提供する会社の実力を良く見極める必要があります。

　一人で開業後、2社の給与計算を受託しました。最初の職員を採用するまでの数ヵ月、1人で給与計算をしていました。実は給与計算は未経験だったため、慎重に入念にしつこい程のチェックを繰り返しました。その時には次のような方法をとっていました。

　1　モニター上ではチェックせずに、どんなに細かな事でも、必ず印刷してからチェックする。
　2　2回目のチェックは翌日に行う。同日に行わざるを得ない場合は、昼食や他の仕事をはさんで時間をあけて行う。要は「違う人」としてチェックに臨む。
　3　2回目のチェックの際は、資料は全て印刷し直して、「まっさら」な状態に立ち戻って行う。
　4　給与の支給・控除の全項目を前月データと比較して、妥当な差額になっているかを確認する。
　5　1回目のチェックでは、社員番号の昇順で行い、2回目は逆に降順で行うなどアプローチを変える。
　6　2回目のチェックは違う部屋で行う、同じ部屋なら違う机で行うなど、少しでも環境を変えてチェックする。
　
それと、大切な心構えがあります。それは「万が一、給与計算が滞っても命までは取られない。」という事です。

一人で給与計算はじめ年末調整を行っていると、心理的に追い詰められることがあります。しかし、給与計算が滞っても最悪の場合は、先月と同じ給与を支払えば目先は乗り切れます。
そして、経営者に給与計算の担当者の増員を申し出るか、それが通らない場合は、会社を辞めることも可能です。

　とにかく、給与計算が遅れているからといって、ご自分を追い詰める必要は全くありません。

　企業の担当者にとっては、「たかが給与計算」人命より重い仕事はこの世にありません。