働き方改革 コンプライアンスチェック

「働き方改革」が報道されない日はありません。
そのせいか、「我が社でも働き方改革をしなければいけないのだろうか。」と、
ややプレッシャーを感じながらお考えの経営者、人事担当者の皆様も多いようです。

しかし、「改革」と捉えると、ハードルが高くなってしまいますが、
出来る事から、小さな事でも一つずつ解決していくことが、結果として「働き方改革」につながります。

人事の課題は「重要性」が高いにもかかわらず、「緊急性」が低い、という問題がありますが、
今は「働き方改革」の強い追い風が吹いています。

これをきっかけに、積年の問題・課題を解決することをお奨めします。

当所では、「働き方改革 コンプライアンスチェック」を通じて、貴社の問題・課題を洗い出し、解決のお手伝いをしています。



働き方改革がいよいよスタートします!
 貴社の『
労務コンプライアンスチェック』を実施しています。(150,000円+消費税) 

☆☆ コンプライアンスチェックの進め方 ☆☆

就業規則一式・各種労使協定をチェック。(その他、労務関連の内規、社内通達等の資料も拝見します。)
(お預かりして拝見しますのでメールまたは郵送等でお送りください。)

           ↓

日常の労務管理、就業規則等の運用 などについてヒアリング(3~4時間)
 ※ 当日のヒアリングは次の手順で進めます。なお、多くの問題・課題をお聴きして、
   貴社内部での情報共有を図って頂くため、複数のご担当者のご参加をお奨めします。

  【 ヒアリング当日のフロー 】
  ①当所オリジナルの全社共通コンプライアンス確認リストによるチェック
  ②貴社の就業規則類・各種労使協定等に基づく確認リストによるチェック
  ③その他、貴社が日常業務でお困りの事をお聴きします。
   

           ↓

就業規則・労使協定・労務管理のチェック報告書+アドバイス(2時間程度)

 ※①就業規則や労使協定等の確認 ②確認シートによるチェック結果 ③問題・課題のご相談
  これらに基づく報告書をお渡しして、アドバイスを致します。
  当所からの報告書は、そのまま役員会などの会議でもご活用頂けます。

           ↓

1ヶ月から2ヶ月程度後にフォロー(2時間程度)

 ※ご都合の良い日時をお知らせください。問題・課題を抽出しても、
  その解決策を実行しなければ意味がありません。確実な実行の後押しをさせて頂きます。


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コンプライアンスチェックで分かった問題・課題

コンプライアンスチェックで見つかる、意外とよくある問題・課題をご紹介します。
なお、下記は一例ですので、会社ごとに異なる多くの問題・課題が洗い出されます。

このコンプライアンスチェックでは、当所代表の田中が20年以上にわたって、多くの企業をアドバイスした経験を活かして、
その全てに、具体的で実行が可能な解決策をご提示いたします。そして、その実行の後押しを致します。

1.時間外手当(残業手当)の単価が違う。

時間外手当(残業手当)の支払い不足という法違反につながります。

(月給)÷(年間所定労働日数×8時間÷12ヶ月)×1.25

上記が時間外手当(1時間あたり)の単価を求める式です。
年間所定労働日数が毎年、異なるのであれば、時間外手当の単価も毎年、異なります。単価の誤りにはいくつかのパターンがあります。

(パターン その1)

 分母となる年間所定労働日数を長い間、同じ日数で処理をしている。
 社歴の長い会社では週休1日時代の名残で、所定労働日数を1年300日、1ヶ月25日としているケースが散見されます。
 この場合、実際には月の労働時間が160~170時間程度のところ、8時間×25日=200時間で月給を除すことになり、時間外労働手当が20%ほど低く支払われる、という問題が生じてしまいます。

(パターン その2)

 実務上、時間外手当の対象から外せる給与は、家族手当・通勤費です。
 住宅手当は対象から外す要件が厳しくなり、自社独自の「調整手当」は単価の対象から外すことはできません。
 自社の判断で前述の「調整手当」のほか、「技術手当」「特別手当」…
 等々を単価の対象から外していることがあります。
 その手当が導入された当時の経緯により、そのような処理を長年、続けていることがありますが、対象外とできるのは法令で定めた手当だけです。

2.代休と振替休日の運用が違う

誤った運用が多いところです。土日が休みの会社を例に説明します。

「振替休日」とは、例えば次の土曜日に出勤してもらいたい従業員に「あらかじめ」、「同じ週内」の他の日に休んでもらうことです。
つまり、出勤日と休日を同一週内で交換する、ということです。
(同じ週内、という点がポイントです。)

一方、「代休」はとりあえず土曜日に出勤してもらい、替わりの休みは事後にいつにするか決定する、ということです。そして、代休がとれず、数ヶ月も先送りする、という問題につながっていることもあります。

「振替休日(振休)」と「代休」は似て非なるものであり、最大のちがいは、正しい振休は時間外手当が発生しないのに対して、「同一週内にとれない振休」や「代休」は時間外手当または休日手当が発生するということです。

そして、私が知る限り、「同一週内に振り替える」という正しい振休ができている会社は少ないです。多くの会社では「代休」となっています。
(しかし、実務上「代休」の方がずっと運用しやすいことも事実です。)

また、代休の取り方に関しては、多くの会社でローカルルールがあり、前任者から引き継いだそのルールのままで運用されていることが多いです。

3.就業規則が最新の法令に合っていない、実態と乖離している

労働基準法、労働安全衛生法、労働契約法などは改正がひんぱんにあります。
育児介護休業法でもここ2~3年でも複数回の改正がありました。
そして、就業規則がこの法改正を反映させていないと「気付いたら、就業規則が古くなっていた」という事になりかねません。

何か問題が発生した時に就業規則を確認して気付くことが多いです。
その時点で直すだけで済むのなら良いのですが、問題を解決する際に、会社側が不利な形で決着させざるを得ない、という可能性もあります。

また、就業規則でのルールから離れて、労働者に有利な運用をしているケースもあります。これが労使慣行として長年、続いているとそれを正そうとしても難しいです。(実際にはできないでしょう。)

4.賃金の控除についてなどの労使協定が締結されていない。

給与計算で「旅行積立」「社員会費用」「食事代」等々を控除している場合、「賃金の控除に関する労使協定」が必要です。(労基法第24条)
給与からは、社会保険料・所得税・住民税は控除できますが、それ以外のお金は、労使協定を締結しないと控除できません。

賃金控除の労使協定は一度、締結すれば期限の定めはないので、過去に締結していれば問題はありません。しかし、古すぎると労使協定が無くなっていたり、どこかに入り込んだりしていて、出てこないこともあります。

また、現時点の給与計算では、古い協定では定めていない項目を控除していることもあり得ます。この場合、新たな協定が必要です。

なお、労使協定や就業規則は、職場に備え付けたり、書面を交付して、労働者に周知させるという規定があります。(労基法106条)
これを機会に、「賃金控除の労使協定」を改めて締結して、従業員に周知することをお奨めします。
(賃金控除の労使協定は労働基準監督への届け出は不要です。締結した後は、社内で保管しておけばよいです。)

その他、1年単位の変形労働時間制も、会社カレンダーを作ることにエネルギーが向かい、労使協定を忘れていることが散見されます。
こちらは労働基準監督署への届け出をしておかないと、無効です。

例えば、会社が労使協定は有効に成立していると誤認して、土曜日の出勤日に割増賃金を支払っていない場合に、労使協定が届け出されていなかったり、労働者代表の選出に問題がある、などの事由で協定が無効であれば、遡って土曜日の出勤に対しての割増賃金の支払いが発生します。
(最大2年間であり、数十万円単位となってしまう可能性もあります。)

そして、ここがポイントなのですが、労使協定は締結していなかったり、内容に不備があって無効であっても気付きにくい、ということです。
一方、労使トラブルが発生すると、協定締結の有無やその内容によって、予想外に高額な金銭負担を求められることがあります。
気付きにくいが、トラブルになるとインパクトが大きい、ということです。

労使協定の締結・運用も忘れずに引き継ぎ項目としてください。

5.雇用契約書や労働条件通知書で不足事項がある

雇用契約書に記載すべき事項は労基法と施行規則で以下、定められています。

  • 労働契約の期間(定めの有り、無し)
  • 就業の場所、従事すべき業務
  • 始業、終業の時刻、休憩時間
  • 時間外労働の有無
  • 賃金の決定、支払い方法、支払日
  • 退職に関する事項
  • 退職金、賞与 等々 です。

雇用契約書の書式に自社独自の項目を追加したり、変更を繰り返していると何年かのうちに、法令に定められた項目が無くなってしまう事もあります。

 特にパートタイマー雇用契約書では、契約更新をするかしないか、また、更新する(しない)場合の判断基準を明示する必要がありますが、平成25年にあった改正に対応できていない事が散見されます。(労基則5条)

 雇用契約書の書式が変わった時に、必要な事項が漏れてしまったり、内容に誤りがあっても、気付かずに引き継がれやすいので、ご注意ください。

6.産業医の選任、衛生委員会の実施が行われていない

労働安全衛生法で、従業員数が50人以上の会社に義務付けられています。
しかし、従業員数が50人前後を変動する会社や、短期間で50人以上に従業員が急増した会社で時に見かける問題です。

労働契約法では企業の安全配慮義務が定められていますし、従業員の健康問題、特にメンタルヘルスへの対応は会社の責任が問われるケースが増えています。
今まで以上に労働法関連のコンプライアンスが重視されるところです。

また最近は、就職活動をする学生も気にしています。
(学生は他にも、ハラスメント・LGBTなども気にしています。)

また、会社として産業医・衛生委員会の必要性は認識しているが、緊急性が高くないために、つい後回しになりがちという事もあります。

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